I migliori consigli per espositori

Scegliere la fiera giusta!

Con migliaia di fiere che si svolgono in tutto il mondo, è molto importante scegliere quella giusta. Quando pensate alla vostra prossima fiera, assicuratevi di reperire quante più informazioni possibili. Stabilite se la fiera si adatta alla vostra strategia di marketing esistente e se è attraente per il vostro cliente target. Gli organizzatori dovrebbero essere in grado di fornire risposte a queste domande:

• Posizionamento e consolidamento della fiera?

• Numero visitatori ultima edizione? (Chiedete i registri delle presenze e verificate se si adattano al vostro mercato target);

• Come viene promossa la manifestazione e quali media vi parteciperanno?

• Quali pacchetti espositivi sono disponibili? (prendetevi il tempo di decidere quale sia il più adatto a voi, i principali pacchetti espositivi che gli organizzatori offrono sono solo “area nuda” e “pacchetto shell scheme”).

Come espositore, quale obiettivo volete raggiungere con il vostro stand?

• Aumentare le vendite?

• Costruire notorietà/valore del marchio?

• Aumentare la consapevolezza del settore?

• Educare i clienti?

• Creare nuove relazioni?

Una volta definiti i vostri obiettivi, mettete in atto un piano d'azione per raggiungerli.

Date un'occhiata alla vostra concorrenza!

• Chiedete l'elenco degli espositori confermati e controllate i vostri competitor prima della fiera.

• Scoprite i loro prodotti, il marketing e le immagini che utilizzano. Utilizzate queste informazioni per affinare la vostra strategia espositiva. Evitate di essere posizionati vicini a loro se sapete dove si trovano. Anche i vostri concorrenti possono aiutarvi. I loro sforzi di marketing potrebbero attirare un maggior numero di potenziali clienti in fiera.

Conoscete i vostri vicini

Ricordatevi di stabilire un solido rapporto con i vostri vicini. Se riuscite comunicate tra di voi, scoprite il loro programma e informatevi sulla progettazione del loro stand.

Se possibile scegliete la giusta posizione in pianta

Se volete essere posizionati in una location altamente desiderabile, prenotate al più presto il vostro spazio espositivo. Lo stand più grande che potete permettervi potrebbe non essere necessariamente l'opzione migliore per il vostro business, considerate con attenzione quanto spazio vi serve. Chiedete agli organizzatori la planimetria e trovate la posizione più adatta per voi. Decidete se volete essere vicini all'ingresso, al centro della fiera o se volete uno stand ad angolo. Non dimenticate di prendere in considerazione i vostri vicini, la posizione dei vostri concorrenti, eventuali colonne che ostruiscono il passaggio e i corridoi senza uscita.

Create un piano

Si dovrebbe iniziare a pianificare l'esposizione almeno 4-6 mesi prima della mostra. Insieme al vostro team fissate obiettivi realistici, create un programma e pianificate tutte le attività. Discutete il vostro budget, i trasporti, il design dello stand e i dettagli della mostra.

Stabilite il vostro budget

Per la massima economicità, optate per uno stand riutilizzabile. Quando pianificate il vostro budget, ricordate di considerare dei costi aggiuntivi non preventivati. Pianificando con attenzione, potrete godere di una fiera di successo che rispetti il vostro budget.

La maggior parte delle manifestazioni fieristiche vi fornirà un regolamento con le linee guida della fiera. È molto importante che leggiate attentamente il regolamento, perché in ogni fiera potrebbe essere diverso, soprattutto in nazioni differenti.

• Nota le informazioni importanti

• Nota le date di scadenza per i moduli d'ordine

• Compila tutti i moduli obbligatori

• Invia una copia del regolamento al vostro allestitore di fiducia

• Cerca opportunità promozionali di visibilità all'interno del quartiere

Il design del vostro stand è fondamentale. Design, grafica e contenuti unici sono essenziali per rendere il vostro stand il più visibile possibile. Invece di seguire le tendenze del design, dovreste sempre puntare all'individualità. Il vostro stand espositivo personalizzato dovrebbe rimanere originale e riflettere il vostro marchio.

Tenete a mente i seguenti punti quando chiedete al vostro consulente di farvi progettare lo stand:

• Concept legato al vostro obiettivo

• Rendetelo visivo - i colori catturano l'attenzione

• Pensate alla tecnologia

• Utilizzate lo spazio

• Utilizzate l'interattività

• Prestate attenzione all'illuminazione

È ora di spargere la voce - ditelo a tutti! Dovreste considerare l'utilizzo dei seguenti canali per far sapere alla gente che parteciperete alla fiera:

• Social media

• Sito web aziendale

• Brochure/flyer

• Lettere personali / Inviti

• Riviste/giornali

• E-mail/Internet

• Firma e-mail

Sviluppate il vostro piano di marketing pre-fiera. Fate sapere al vostro pubblico di riferimento che sarete presenti alla fiera, quali prodotti promuoverete e la posizione del vostro stand. Assicuratevi che conoscano il nome del quartiere espositivo e le date esatte della fiera. Le fiere offrono fantastiche opportunità di marketing. Vi danno la possibilità di raggiungere i vostri clienti già esistenti e di crearne di nuovi. Utilizzate diversi canali online e offline per promuovere il vostro stand.

Utilizzate l'e-mail marketing: una settimana prima della fiera, utilizzate la e-newsletter per far sapere a tutti che state partecipando all'evento. Fornite tutti i dettagli della fiera e la posizione del vostro stand. Includete informazioni su caratteristiche speciali dello stand, schermi interattivi, concorsi, offerte speciali ed estrazioni a premio…

Mantenete la coerenza: tutto il materiale promozionale, il logo, i colori del marchio, i caratteri e i messaggi devono essere coerenti. Tutto ciò che includete dovrebbe riflettere il vostro marchio e rimanere lo stesso look and feel.

Sfruttate i social media: utilizzate i social media per accompagnare i visitatori al vostro stand. Pubblicate le foto del vostro stand, contattate i partecipanti su Twitter e partecipate a conversazioni online. I social media sono il luogo ideale per far sapere a tutti che state partecipando alla fiera. Se il vostro stand include gadget, giochi interattivi o concorsi, assicuratevi che tutti lo sappiano! Il vostro feed Twitter dovrebbe essere regolarmente aggiornato prima, durante e dopo la fiera.

Create un hashtag: create un hashtag per il vostro stand. È un ottimo modo per promuovere il tuo prodotto o per ospitare un concorso. Assicuratevi che l'hashtag sia unico e facile da ricordare. Includilo nei banner, nella grafica e nelle dispense. Molte manifestazioni avranno il proprio hashtag. Seguite l'hashtag ufficiale e utilizzatelo prima e durante lo show per tenervi aggiornati sulle ultime novità e per entrare a far parte della community della fiera.

Considerate i codici QR: se volete ridurre il costo del materiale stampato, potete offrire ai visitatori delle dispense digitali. Il vostro stand può includere un codice QR, che può essere facilmente scansionato dai partecipanti e condotto al vostro sito web o a una presentazione in pdf.

Design dello stand espositivo: usa la regola dei 3 secondi: hai solo 3 secondi per fare una prima impressione e catturare l'attenzione del visitatore. In questi 3 secondi dovete comunicare il vostro messaggio, quello che fate e quello che avete da offrire. Tutto questo può essere fatto attraverso il vostro marchio, il design dello stand, le immagini e il testo. È importante che il design del vostro stand sia accattivante.

Migliorate i vari gadget: in occasione delle mostre i visitatori ricevono molti regali che non verranno mai utilizzati o finiranno nel cestino subito dopo la fiera. Assicuratevi che tutti gli oggetti che regalate siano marchiati con il vostro logo.

Vestitevi per impressionare: il vostro personale rappresenta l'azienda e deve fare una buona prima impressione. Se il vostro staff di solito non indossa uniformi, non sentite la necessità di investire su di esse solo per l’evento. Potete invece scegliere di indossare camicie o accessori di marca. Se il vostro stand ha un tema specifico, potrebbe essere una buona idea contribuire a questo tema con l'uniforme del vostro staff. L'abbigliamento del personale diventerà parte della vostra pubblicità, le persone lo identificheranno e lo collegheranno al vostro stand.

Il vostro team sa cosa volete ottenere e come vi aspettate che lo facciano? Tutti devono essere sulla stessa lunghezza d'onda e avere un'idea chiara di ciò per cui state lavorando. Il personale che presidia lo stand deve essere informato sugli obiettivi. Se al personale non sono chiari gli obiettivi, non è in grado di aiutarvi a raggiungerli. Istruite il vostro personale su quanto segue:

• Linguaggio del corpo

• Linee di apertura

• Evitare il gioco delle 20 domande

• Non affrettatevi a dimostrare

• Aspetto/comportamento professionale e interessato al business

Non esagerare con il personale: lo stand sovraffollato sembrerà affollato e scoraggerà le persone a visitarlo. Potrebbe anche essere intimidatorio. Se siete arrivati alla fiera e si scopre che avete troppe persone allo stand, potete sempre mandarle a controllare i competitor o ad avvicinare i clienti al di fuori del vostro stand.

Motivazione: è necessario mantenere il personale motivato. Mantenete un ambiente divertente e premiate il vostro team per le buone prestazioni. Rendete chiari i vostri obiettivi e fate sapere al vostro personale in che modo l'azienda trarrà vantaggio dalla fiera. Il vostro personale sarà molto più motivato conoscendo l'importanza della fiera e quanto state investendo. Date al vostro staff un po' di tempo libero per pranzare ed esplorare la mostra.

Linguaggio del corpo: salutate calorosamente i visitatori e incoraggiateli a visitare il vostro stand e i vostri prodotti. Se dovete sedervi, scegliete uno sgabello alto che crei un contatto visivo a livello degli occhi. Ricordate che le espressioni facciali sono importanti, assicuratevi che il vostro team sorrida e risponda a ciò che il visitatore dice.

Una parte fondamentale è l'organizzazione del trasporto e dello stoccaggio di materiali e attrezzature. In questa fase devi valutare se organizzarti in autonomia o se affidarti ad un operatore logistico esterno. È consigliabile uno spedizioniere specializzato in fiere che si occupi completamente della gestione logistica, dal magazzino allo stand, in modo da essere sicuro al 100% di essere in regola e di ricevere la merce in perfetto orario e in perfetto stato.

Non dimenticarti di organizzare un’accomodation per il tuo staff nel caso in cui la fiera duri più giorni. Una buona organizzazione influenzerà positivamente sullo svolgimento del loro lavoro. Se non vuoi sbagliare, affidati ad un esperto in grado di sistemare al meglio il tuo team!

Anche se potreste essere impegnati a organizzare la vostra posizione e il design dello stand, è importante ricordare le piccole cose: pass per la vostra partecipazione, badge identificativi e tessera parcheggio.

Quando arrivate in fiera assicuratevi che il vostro stand sia allestito correttamente e che sia pronto a partire. Se il vostro stand include caratteristiche e tecnologie speciali, assicuratevi che tutto funzioni. Tenetevi un po' di tempo per la risoluzione dei problemi, per gli ultimi ritocchi e per preparare il vostro personale. Assicuratevi che tutto il materiale, gli omaggi, i blocchi per appunti, le penne e i listini prezzi siano al posto giusto. Arrivare alla fiera in anticipo vi permetterà di iniziare la giornata senza panico.

Confermate che tutti siano arrivati in orario e che sono pronti per la fiera. Ricordate loro gli obiettivi individuali e le attività della giornata. Fate un rapido incontro con il vostro team e fate una prova generale appena prima dell'inizio della fiera.

Non dimenticate di fotografare il vostro stand durante la fiera. Fotografate il vostro stand quando è occupato, includendo diverse angolazioni, caratteristiche chiave e grafica. Catturate i visitatori che interagiscono con il vostro personale e i vostri prodotti. Condividete le vostre foto durante la fiera sulle vostre principali piattaforme di social media, non dimenticate di usare l'hashtag ufficiale della fiera quando twittate. Potete anche utilizzare le vostre foto per le promozioni post-mostra, i comunicati stampa, i post sul blog o le e-newsletter.

Prima di rivolgervi ad un altro visitatore, assicuratevi di annotare tutti i dettagli della persona con cui avete appena parlato. Inclusi gli oggetti o i servizi a cui erano interessati. Cosa gli è piaciuto dei vostri prodotti? Per quale azienda lavorano? E come avete promesso di contattarli? Potrebbe essere una buona idea preparare un rapido modulo di richiesta e farlo compilare. Potrebbe essere un modulo cartaceo o un'applicazione digitale.

Pensate a come catturerete i dettagli del visitatore. Avete diverse opzioni, moduli cartacei o un'applicazione digitale. Se pensate che il vostro personale perderà facilmente o smarrirà i moduli cartacei, potrebbe essere una buona idea scegliere una soluzione digitale.

Anche quando il vostro stand è molto affollato, assicuratevi di registrare ogni persona che fa una richiesta di informazioni sui vostri prodotti. Avere una strategia pronta per trattare con i visitatori nelle ore di punta, sapere dove sono i vostri moduli di richiesta o iPad e averli pronti. Se c'è un'altra persona che aspetta di parlare con voi, presentate il visitatore a uno dei vostri colleghi e spiegate di prendere e annotare tutti i loro dettagli.

Quando si espone è importante ricordare che non si tratta solo di parlare, ma anche di ascoltare ciò che i visitatori dicono e chiedono. Rendete tutti accoglienti e a proprio agio.

Post-Fiera: è importante ricordare che le attività di promozione e marketing non terminano dopo la fiera. Prima si procede con i propri lead, maggiori sono le possibilità di trasformarli in vendite. Dovreste rimanere in contatto con i vostri potenziali clienti e inviare e-mail di follow up entro una settimana.

È importante prestare attenzione a quanto segue:

• Misurare il ritorno dell'investimento (ROI)

• Analizzare tutti i potenziali clienti passati allo stand

• Ringraziare ed inviare una presentazione a tutti i visitatori passati allo stand

• Inviare eventuali preventivi a clienti che lo hanno richiesto

• Comunicare feedback risultati ottenuti a tutto il team

• Migliorare in vista della partecipazione a fiere future

• Definire il budget per la vostra prossima fiera

• Ricercare nuove opportunità espositive

Come ottimizzare gli investimenti nelle fiere incrementando visibilità e contatti utili?

Il mercato delle fiere è divenuto nell'litimo decennio così eterogeneo e ricco di proposte che per le aziende risulta assai difficile orientarsi ed individuare le manifestazioni rispondenti alle proprie esigenze, determinando spesso errori di valutazione e quindi esperienze poco proficue o scarsamente significative per l'impegno profuso.

Siamo sempre un po' esitanti quando si tratta di esporre in una fiera o partecipare come sponsor ad un evento. Sono soldi spesi bene? Come calcolarlo?

Spesso queste manifestazioni sono super pubblicizzate con contenuti generici che incrementano i visitatori ma sfocano le opportunità per contatti rilevanti con nuove leads e clienti. Questo significa scarsi ritorni sull'investimento e perdita di fiducia verso meccanismi che rappresentano una parte importante del nostro budget di marketing. Non sarebbe male, allora, essere in grado di valutare se una fiera ha portato sufficiente nuovo business per continuare a giustificarne i costi di partecipazione. Questa informazione ci permette di decidere come ottimizzare il budget dedicato a quest'onerosa attività. Per capire se conviene partecipare ad una fiera, bisogna verificarne il Costo-Contatto, il ritorno sull'investimento (ROI) e la tracciabilità. Ovviamente, oltre ai numeri, contano anche altri fattori, quali il mantenimento di una leadership, la creazione di reti di distribuzione, l'aggiornamento, il branding, ecc.. ma sinceramente, con i tempi che corrono conviene non sottovalutare la rilevanza del ROI e del Costo-contatto.

Come calcolare il Costo-Contatto?

Il costo-contatto di una fiera si ottiene dividendo i costi diretti e indiretti sostenuti per la realizzazione ed emissione di un atto di comunicazione (spazio espositivo, allestimento stand, strumenti di comunicazione, tempo dedicato dagli addetti, vitto e alloggio, ecc.) con il numero di contatti utili (destinatari) esposti a tale comunicazione.

Valutazione costo-contatto generico = Costo totale evento / numero visitatori totali

Valutazione costo-contatto utile = Costo totale evento / numero visitatori utili-target

Come calcolare il ROI?

Il modo migliore per tracciare il ROI è:

ROI = (Margine Lordo - Costo totale evento) / Costo totale evento

Il risultato del calcolo non sarà definitivo fino a che il ciclo di vendite attribuib\ili all'evento non sarà terminato. Quando avremo questo dato definitivo, potremo guardarci indietro e valutare se l'investimento è stato valido, fissando un parametro di confronto con altre attività. Fin tanto che il margine lordo è maggiore dell'investimento totale, si avrà un ROI positivo. Sarà poi altro compito determinare se il risultato è sufficiente a giustificare o no una futura partecipazione all'evento. Dopo aver determinato i costi totali, dobbiamo determinare quante leads e quante vendite sono arrivate grazie alla partecipazione. Il modo migliore è fissare immediatamente un nome convenzionale a tutte le leads generate, indipendentemente dalla loro fonte (badge, scanner, biglietti da visita, indirizzi mail raccolti, ecc.), etichettandole con il nome dell'evento all'interno del sistema di gestione dei contatti commerciali. Se questo avviene tramite l'uso di un CRM, si possono tracciare, periodicamente, le evoluzioni commerciali in base alle tags di ogni evento e, una volta chiuso il ciclo di vendita, calcolare il ROI in modo esatto per ogni attività. Anche se il ciclo di vendita ha tempi lunghi, è consigliabile condividere con il team commerciale i risultati parziali a differenti livelli della pipeline commerciale e stabilire se è valsa o no la pena partecipare. I risultati parziali, confrontati con le precedenti analisi, ci suggeriranno rapidamente la tendenza e il possibile risultato finale del nostro investimento.

Preparazione

• Sollecitare informazioni sulla fiera all'ente organizzatore.
• Verificare che si tratti di una fiera adeguata alle esigenze aziendali.
• Una volta decisa la partecipazione, inviare il form di iscrizione alla manifestazione.
• Incaricare un coordinatore interno del "Progetto Fiera".
• Convocare una riunione con tutti i settori aziendali, informando sul "Progetto Fiera" e chiarendo quali saranno le attività, i termini di tempo, le responsabilità. L'ideale sarebbe costituire un gruppo di lavoro. Definire chi sarà presente in fiera.
• Controllare le norme di partecipazione alla fiera.
• Elaborare il progetto dello stand (affidandosi a società specializzate) ed attendere l'approvazione dell'organizzatore.
• Selezionare i prodotti/campionario da portare in fiera e disporre un cronogramma di preparazione.
• Programmare il materiale di supporto, come documentazione tecnica, "display", "poster", eccetera.
• Prenotare alberghi e biglietti di viaggio con anticipo.
• Definire un piano di comunicazione per attrarre un maggior numero di visitatori.
• Inviare una comunicazione a potenziali interessati a visitare lo stand.
• Verificare se è possibile inserirsi come relatore in eventuali conferenze, incontri che si svolgeranno nell'ambito della fiera in modo da intensificare la promozione dell'azienda